Créance irrécouvrable : les 3 critères pour trancher définitivement

Vous tournez en rond avec cette facture impayée qui traîne dans vos comptes depuis des mois ? Arrêtons de tergiverser. Une créance irrécouvrable répond à des critères précis, pas à vos impressions.

Premier critère : votre débiteur a fait l’objet d’une liquidation judiciaire et ses actifs ne couvrent pas ses dettes. Là, c’est clair comme de l’eau de roche. Le liquidateur vous confirme que vous ne toucherez rien, point final.

Deuxième cas de figure : votre client a disparu dans la nature. Décédé sans héritiers connus, parti sans laisser d’adresse, évaporé comme un courant d’air. Vous avez beau chercher, impossible de mettre la main dessus.

Troisième et dernier critère : la prescription. Entre professionnels, vous disposez de 5 ans pour récupérer votre dû. Passé ce délai, votre débiteur peut vous opposer une fin de non-recevoir. Votre créance devient juridiquement morte.

Attention, ne confondez pas avec une créance douteuse. Cette dernière présente un risque de non-recouvrement, mais vous gardez des chances de récupérer votre argent. Une créance irrécouvrable, elle, c’est fini. Définitivement perdu.

Maintenant que vous savez si votre situation relève bien de l’irrécouvrabilité, passons aux choses sérieuses : constituer un dossier en béton.

Étape 1 : Constituer votre dossier de preuves d’irrécouvrabilité

Vous ne pouvez pas débarquer chez votre comptable en déclarant « cette créance est fichue » sans preuves. L’administration fiscale et votre expert-comptable vont exiger des justificatifs. Voici exactement ce qu’il vous faut rassembler.

Commencez par documenter vos tentatives de recouvrement. Sortez tous vos courriers de relance, vos lettres recommandées avec accusé de réception, vos mises en demeure. Chaque contact compte. Si vous avez utilisé un logiciel de recouvrement, vous avez la chance d’avoir la traçabilité de toute la vie du compte client, imprimez l’historique complet des actions menées.

Le nerf de la guerre ? Le certificat d’irrécouvrabilité.

Ce document officiel atteste que votre créance est bel et bien perdue. Trois professionnels peuvent vous le délivrer :

• Un commissaire de justice (ex-huissier) après échec de ses poursuites
• Une société de recouvrement spécialisée
• Le liquidateur judiciaire en cas de procédure collective

Préparez votre dossier avant de les contacter. Ils vont demander la facture originale, la preuve de livraison ou de prestation, l’historique des relances, et éventuellement un extrait Kbis récent de votre débiteur.

Cas particulier des petites créances : certains organismes acceptent des procédures allégées pour les montants modiques. Une série de courriers de relance peut suffire, sans forcément passer par la case contentieux. Mais attention, « modique » reste à l’appréciation de chacun.

Pour une liquidation judiciaire, la procédure s’accélère. Dès le jugement prononcé, vous pouvez obtenir votre certificat directement auprès du liquidateur. Pas besoin d’attendre la fin de la procédure.

Le piège classique ? Vouloir aller trop vite. Si vous n’avez fait qu’une relance téléphonique, oubliez. Les démarches de recouvrement doivent suivre une progression logique : relances amiables, mise en demeure, commandement de payer, puis contentieux si nécessaire.

Gardez une trace écrite de tout. Même vos appels téléphoniques méritent un petit résumé dans un fichier avec date, heure et contenu de l’échange. Vous vous en féliciterez plus tard.

Maintenant que votre dossier tient la route, récupérons cette fameuse TVA qui représente souvent 20% de votre perte.

Étape 2 : Récupérer votre TVA sur créance irrécouvrable

Cette étape vaut de l’or. Récupérer la TVA collectée sur votre créance impayée peut représenter une bouffée d’oxygène non négligeable pour votre trésorerie. Mais la procédure exige de la rigueur.

L’article 272 du Code général des impôts vous donne ce droit. Vous pouvez récupérer la TVA initialement facturée, mais uniquement une fois l’irrécouvrabilité prouvée. Pas avant.

Première action : établir un duplicata de votre facture originale. Ce n’est pas une simple copie. Ce document doit comporter une mention très précise :

« Facture demeurée impayée pour la somme de … euros (prix net) et pour la somme de … euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI) »

Respectez cette formulation à la lettre. L’administration fiscale ne plaisante pas avec les mentions obligatoires. Une virgule en moins et votre demande peut être rejetée.

Cas particulier : si vous gérez plusieurs factures irrécouvrables avec le même client, vous pouvez établir un état récapitulatif. Plus simple et plus pratique que de multiplier les duplicatas.

Pour une liquidation judiciaire, la récupération s’accélère. Vous pouvez imputer cette TVA dès la date du jugement prononçant la liquidation. Pas besoin d’attendre la fin de la procédure ni même votre certificat d’irrécouvrabilité.

Où déclarer cette TVA ? Sur votre déclaration de TVA habituelle, en déduction de la TVA collectée. Remplissez la ligne prévue à cet effet avec le montant récupéré.

Conservez précieusement votre certificat d’irrécouvrabilité et votre duplicata de facture. En cas de contrôle fiscal, ces deux documents constituent vos justificatifs obligatoires. Sans eux, l’administration peut remettre en cause votre déduction.

Petit conseil pratique : si vous utilisez un logiciel de gestion des recouvrements, paramétrez-le pour qu’il génère automatiquement ces mentions sur vos duplicatas. Vous éviterez les erreurs de formulation.

Le timing compte aussi. Plus vous tardez à régulariser votre TVA, plus vous pénalisez votre trésorerie. Cette récupération peut attendre des mois si vous ne vous en occupez pas rapidement.

Maintenant que la TVA est dans la poche, occupons-nous de la comptabilisation de cette perte.

Étape 3 : Enregistrer comptablement et déduire fiscalement

Votre créance irrécouvrable doit sortir définitivement de vos actifs. Cette opération comptable suit des règles précises que votre expert-comptable connaît par cœur, mais que vous devez comprendre pour contrôler le processus.

Première écriture : constater la perte sur créances irrécouvrables. Débitez le compte 654 « Pertes sur créances irrécouvrables » du montant hors taxes de votre créance. Pour une perte exceptionnelle, utilisez plutôt le compte 6714 « Créances devenues irrécouvrables dans l’exercice ».

Simultanément, débitez le compte 4457 « TVA collectée » du montant de TVA que vous récupérez. Cette écriture reflète la régularisation de votre TVA.

En contrepartie, créditez le compte 416 « Clients douteux ou litigieux » du montant total TTC de votre créance. Votre client sort ainsi définitivement de vos comptes.

Si votre créance était auparavant classée en créance douteuse, vous aviez probablement constitué une provision pour créances. Cette provision doit maintenant être reprise.

Débitez le compte 491 « Provisions pour dépréciation des comptes clients » du montant provisionné. En contrepartie, créditez le compte 78174 « Reprises sur provisions pour dépréciation des créances ». Pour une reprise exceptionnelle, utilisez le compte 7876.

Sur le plan fiscal, votre perte devient déductible de votre résultat imposable. Condition sine qua non : l’irrécouvrabilité doit être prouvée. D’où l’importance de votre certificat d’irrécouvrabilité.

Le timing de ces écritures compte. Passez-les dans l’exercice où vous obtenez votre certificat d’irrécouvrabilité, pas avant. Une anticipation pourrait vous créer des ennuis en cas de contrôle fiscal.

Attention aux provisions antérieures. Si vous aviez provisionné 80% de votre créance en créance douteuse et qu’elle devient totalement irrécouvrable, reprenez l’intégralité de la provision. Ne laissez pas traîner des provisions devenues sans objet.

Cas particulier des créances en devises : convertissez le montant au cours de change du jour où vous constatez l’irrécouvrabilité, pas au cours historique de la facture.

Votre expert-comptable peut automatiser une partie de ces écritures si vos créances irrécouvrables sont récurrentes. Discutez avec lui d’une procédure standardisée pour éviter les oublis.

Reste maintenant à vérifier que tout soit en ordre avec une checklist finale.

Checklist finale : vérifiez que rien ne cloche

Vous touchez au but, mais un dernier contrôle s’impose.

Ces cinq points vous éviteront les mauvaises surprises :

Point 1 : Votre certificat d’irrécouvrabilité mentionne-t-il bien votre raison sociale, votre numéro SIREN, le montant exact de la créance et les motifs d’irrécouvrabilité ? Un certificat incomplet ne vaut rien.

Point 2 : Votre duplicata de facture comporte-t-il la mention légale exacte de l’article 272 du CGI ? Relisez-la mot pour mot. Une erreur de formulation peut compromettre votre récupération de TVA.

Point 3 : Vos écritures comptables reflètent-elles bien la réalité ? Montant HT au débit du compte 654, TVA au débit du 4457, total TTC au crédit du 416. Et n’oubliez pas la reprise de provision si elle existait.

Point 4 : Avez-vous bien conservé l’historique complet de vos démarches de recouvrement ? En cas de contrôle, l’administration vérifiera que vous avez tout tenté avant de déclarer la créance perdue.

Point 5 : Le timing est-il respecté ? Certificat obtenu avant les écritures comptables, TVA déclarée dans les délais, provisions reprises dans l’exercice de constatation de l’irrécouvrabilité.

Une erreur fréquente : mélanger les comptes 654 et 6714. Le premier concerne les pertes ordinaires, le second les pertes exceptionnelles. Votre expert-comptable saura vous orienter selon votre activité et le contexte de la perte.

Dernière vérification : votre déclaration de TVA intègre-t-elle bien la déduction de TVA sur créance irrécouvrable ? Cette ligne passe souvent à la trappe, surtout si vous la remplissez vous-même.

Une fois ces contrôles effectués, votre dossier est bouclé. Votre créance irrécouvrable a quitté vos comptes dans les règles de l’art, votre TVA est récupérée et votre perte fiscalement déductible.

Créance irrécouvrable : votre feuille de route en résumé

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour transformer cette créance irrécouvrable en perte fiscalement déductible. Ne laissez plus traîner ces dossiers qui plombent vos comptes et votre moral.

Cette méthode vous évite les erreurs coûteuses et maximise vos récupérations. Votre expert-comptable sera ravi de travailler sur un dossier aussi bien ficelé.